Irodaköltöztetés ellenőrző lista: 8 hét, lépésenként

Teendők 8 héttel a költözés előttől az első munkanapig az új irodában

Egy irodaköltöztetés sikere nem a költözés napján dől el, hanem az azt megelőző hétben. Magát a fuvart jellemzően egy hétvége vagy két munkaidő utáni este alatt elvégezzük. Ami ennyi idő alatt nem fér bele, az az előkészítés: a döntések, a címkézés és az iratanyag összekészítése.

Az alábbi lista időrendben haladva sorolja a teendőket. Egy 10–20 fős irodához 3–4 hetes előkészítés is elegendő, nagyobb irodaházhoz vagy intézményhez érdemes 8 héttel kezdeni.

8–6 héttel előtte: döntések és felmérés

Jelöljön ki egy felelőst a költözésre, akinek joga van dönteni. A legtöbb fennakadás abból származik, hogy a költözés napján nincs a helyszínen senki, aki megmondja, melyik szekrény hova kerül.

Kérjen helyszíni felmérést mindkét címre, és mutassa meg a raktárt, az irattárat és a teákonyhát is. A felmérésen dől el, hány rakodó és mekkora teherautó kell, és így az ár is. Nálunk a felmérés ingyenes, és utána írásos ajánlatot adunk, amelyben Ön választhat óradíjas és fix díjas konstrukció közül.

Ugyanekkor döntse el, mi az, ami nem megy át. A feleslegessé vált irodabútor, a selejt irat és a régi irodatechnika elszállítását egy menetben vállaljuk, és minden át nem vitt doboz megtakarított munkaóra. Az irodaköltöztetés oldalon olvashat a folyamatról részletesen.

4 héttel előtte: alaprajz, címkézés, bejelentések

Kérjen vagy készítsen alaprajzot az új irodáról, és adjon minden helyiségnek számot vagy nevet. Ez lesz a címkézés alapja: minden doboz és bútor ugyanazt a jelölést kapja, így az új címen nem kell semmit kitalálni.

Ossza ki a munkahelyeket előre. Ha mindenki tudja, melyik asztalhoz kerül, a számítógépek és monitorok munkahelyenként címkézve utaznak, és hétfő reggel mindenki a saját gépét találja.

Jelentse be a címváltozást oda, ahol átfutási idő van: cégbíróság és adóhatóság a könyvelő útján, bank, biztosító, internet- és telefonszolgáltató, postai utánküldés. Az internet átkötése vagy új bekötése a leghosszabb átfutású tétel, ezt érdemes elsőként elindítani.

2 héttel előtte: lift, parkolás, házszabály

Budapesten ez a logisztika hete. Egyeztesse a házkezelővel vagy a közös képviselővel mindkét címen: használható-e a teherlift, kell-e időpontot foglalni rá, van-e hétvégi munkavégzési tilalom, és hol állhat meg a teherautó.

Mérje meg a lift belső méretét és a teherbírását. Egy nagy tárgyalóasztal vagy egy páncélszekrény esetén ezen múlik, hogy lifttel vagy lépcsőn megy a munka, és ez a munkaórákban látszik. Belvárosi, korlátozott övezetben a behajtási engedély beszerzését mi is vállaljuk.

Rendelje meg a dobozokat. Nálunk ezek ingyenesek, és a költözés előtt kiszállítjuk őket, hogy a kollégák előre be tudjanak csomagolni.

Az utolsó héten: csomagolás és iratanyag

Az iratanyag a legkényesebb rész, mert a sorrendnek az új helyen is meg kell maradnia. Betűrendes iratdobozolást, címkézést és polcra sorrendezést vállalunk, tehát a dossziék ugyanabban a rendben kerülnek vissza a polcra. A Salgó-polcrendszerek szét- és összeszerelése is a szolgáltatás része. Nagyobb, önálló irattárra külön oldalunk van: irattár-költöztetés.

Kérje meg a kollégákat, hogy a személyes holmit és a fiókok tartalmát maguk csomagolják be egy saját, névvel jelölt dobozba. Az adatmentés is erre a hétre esik, és a költözés előtti napon a gépeket le kell kapcsolni és a kábeleket lefotózni vagy címkézni.

Egyeztesse az informatikust ugyanarra a napra, amikor mi szállítunk. A gépeket és az irodatechnikát mi csomagoljuk, szállítjuk és munkahelyenként címkézve kipakoljuk, de a szakrendszerek, a hálózat és a szerverek újraüzembe helyezése az IT-szolgáltató feladata.

A költözés napján és utána

Legyen felelős mindkét címen egyszerre: egy ember, aki a régi irodában látja, mi kerül fel, és egy, aki az új címen mondja, mi hova kerül. Indulás előtt járja végig a régi irodát: fiókok, szekrények, teákonyha, raktár, postaláda és a fájl a másológépben.

A költözés után a közművek átírása, a táblák és a névtáblák cseréje, és a címváltozás átvezetése a weboldalon, a számlázóban és az e-mail-aláírásokban van soron. Ha kicsomagoltak, jelezze, és elvisszük az üres dobozokat.

Gyakori kérdések az irodaköltöztetés szervezéséről

Források

• Herkules-Trans – Irodaköltöztetés Budapesten
• Herkules-Trans – Költöztetés árak 2026
• Herkules-Trans – Irattár-költöztetés

A lista 25 év budapesti irodaköltöztetési tapasztalatára épül. Frissítés dátuma: 2026. október 9.